10 چالش پروژه استقرار مدیریت دارایی‌های فیزیکی


Challenges Pictures

 

 

حساسیت پروژه استقرار مدیریت دارایی‌های فیزیکی به‌دلیل ارزش تجهیزات، هزینه بالای کاهش تولید در اثر خرابی تجهیزات و ریسک بالای ایمنی در اثر بروز حوادث در نتیجه خرابی آن‌ها بر هیچ مدیری پوشیده نیست. اهمیت این موضوع از آنجا دو چندان می‌شود که سازمان‌ها و شرکت‌های بالادستی، استقرار مدیریت دارایی فیزیکی را در شرکت‌های زیرمجموعه خود الزامی نموده‌اند و تحقق آن را رصد می‌کنند.

لیکن ابعاد وسیع محدوده و فعالیت‌های این پروژه و حوزه‌های مختلف تخصصی کاری در آن، عملاً خود این پروژه را به یک پروژه بزرگ و پیچیده تبدیل می‌نماید. در ادامه به برخی از مهمترین چالش‌های استقرار مدیریت دارایی فیزیکی می‌پردازیم. این موارد بخشی از چالش‌هایی است که مشاوران شرکت راهبری مدیریت آرمانی در پروژه‌های خود آن را از نزدیک مشاهده نموده‌اند و در راستای مسئولیت اجتماعی این شرکت تدوین و در اختیار شما قرار داده شده است:

 

چالش‌ها

 


1- دشواری استقرار پروژه‌های سیستمی در شرکت‌های بزرگ

فارغ از عنوان، اغلب پروژه‌های استقرار سیستم‌های مدیریتی (نظیر استقرار مدیریت دارایی فیزیکی) دشوار و پیچیده به حساب می‌آیند. دلیل دشواری استقرار این سیستم‌ها به این موضوع برمی‌گردد که موفقیت آن‌ها مبتنی بر نیروی انسانی و اطلاعات موجود است و نیروی انسانی معمولا در برابر تغییر مقاومت می‌کند و اطلاعات ممکن است در تمامی رده‌ها و حوزه‌ها موجود و یا در دسترس نباشد.

 

 


2- محدوده کاری گسترده و نیاز به نظارت بالا

در پروژه‌های کوچک، نیاز به نظارت کمتری وجود دارد؛ اما در پروژه‌های بزرگ و پیچیده از جمله استقرار مدیریت دارایی فیزیکی با توجه به محدوده کاری گسترده و تعدد فعالیت‌ها و نیز بخش‌های مختلف سازمان که درگیر آن می‌شوند، نیاز به نظارت دقیق و همه جانبه وجود دارد که صرف زمان و انرژی زیادی را طلب می‌کند که بعضا امکان آن در شرکت‌ها وجود ندارد.

 

 


3- مشغله کاری پرسنل شرکت‌های عملیاتی

استقرار پروژه‌های پیچیده، نظیر مدیریت دارایی فیزیکی به دو شکل نیروهای یک سازمان را درگیر می‌کند. اول، نیاز به اجرای فعالیت‌هایی که توسط مشاور از بخش‌های مختلف سازمان درخواست می‌گردد؛ دوم، مجموعه فعالیت‌هایی که یک تیم نظارتی از سازمان باید بر کار و نحوه اجرای و پیشرفت پروژه داشته باشد، که طبعا کم نخواهد بود. این مسئله با ماهیت شرکت‌های عملیاتی با پرسنل با مشغله بالا از چالش‌های بزرگ پروژه استقرار مدیریت دارایی فیزیکی محسوب می‌شود.

 

 


4- عدم دانش و تجربه کافی برای نظارت بر اجرای پروژه

تخصیص یک نفر یا تیم متعهد از سازمان با زمان کافی برای نظارت بر کار مشاور، اقدامی مثبت و الزامی است، اما کافی نیست، زیرا برای نظارت بر اجرای پروژه‌های سیستمی نیاز به مهارت‌های مشخصی وجود دارد. انتخاب تیمی بدون مهارت، دانش و تجربه کافی، اقدامی است که باعث می‌شود مدیران هم زمان پرسنل را اتلاف نموده و هم موفقیت پروژه را به خطر بیاندازند.

 

 


5- تعدد ذی‌نفعان پروژه و دشواری مدیریت آن‌ها

در برخی از پروژه‌های سیستمی، تنها تیم یا بخش کوچکی از سازمان درگیر می‌شود، لذا مدیریت ذی‌نفعان و افراد در آن پیچیده نیست. در برخی دیگر از پروژه‌ها نظیر پروژه استقرار مدیریت دارایی فیزیکی، بیشتر بخش‌های سازمان درگیر می‌شود، لذا با تعداد بسیار قابل توجهی از ذی‌نفعان مواجه خواهید بود که هر یک انتظارات متفاوتی دارند. به این افراد، ذی‌نفعان سازمان‌های بالادستی را نیز اضافه نمایید که پروژه‌تان را رصد خواهد کرد و انتظارت خاصی دارند.

 

 


6- ارکان مختلف پروژه و ارتباطات پیچیده

در درون پروژه، تیم‌های مختلفی از سازمان با این پروژه تعامل دارند، این موضوع باعث پیچیدگی ارتباطات موجود در این پروژه می‌شود. اگر این ارتباطات از پیش طراحی نشود، موجب اتلاف زمان‌های کوچک اما متعدد و نیز نارضایتی ذی‌نفعان می‌گردد. طراحی نحوه ارتباطات نیز باید با اشراف بر ارتباطات مورد نیاز انجام شود.

 

 


7- مقدمات گسترده مورد نیاز برای اجرای پروژه

یکی از مهمترین چالش‌هایی که در این پروژه وجود دارد، فاز آماده‌سازی است. این فاز نیازمند آماده‌سازی نیروها، نفرات و شناخت و جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز است. شاید ساده‌ به نظر برسد اما معمولا در پروژه‌ها این فاز اگر درست مدیریت نشود، کل پروژه را دچار چالش خواهد کرد.

 

 


8- عدم انتقال دانش

در پروژه‌های استقرار سیستم‌های مدیریتی، هدف انتقال دانش از مشاور به کارفرما و توانمندسازی کارفرما به منظور ادامه اجرای اقدامات پس از اتمام پروژه است. به جرات می‌توان گفت که این امر کمتر در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد و دلایل فراوانی دارد. باید اطمینان حاصل شود که انتقال دانش در هر لحظه از پروژه در حال انجام است و نفرات کارفرما توانمندی لازم را کسب می‌نمایند.

 

 


9- عدم مستندسازی مناسب و کافی

یکی از چالش‌های تمامی پروژه‌ها از جمله پروژه‌های استقرار مدیریت دارایی فیزیکی به شمار می‌رود، عدم مستندسازی کافی است. اجرای یک پروژه مسیر طولانی را طی می‌کند، در طی این مسیر، مشکلات زیادی رخ می‌دهد و مرتفع می‌شود، مستندسازی باید بگونه‌ای باشد که اثر از پروژه در سازمان باقی بماند تا در صورتی که فردی در آینده نیاز طی پروژه‌ای مشابه داشت، بتواند به راحتی از دانش این پروژه استفاده نماید.

 

 


10- دانش ناکافی مشاوران در مدیریت پروژه‌های پیچیده

مدیریت پروژه‌های کوچک، ساده است و بدون نیاز به تخصص سطح بالایی از مدیریت پروژه می‌توان آن را مدیریت نمود؛ اما این امر در پروژه‌های پیچیده نظیر استقرار مدیریت دارایی فیزیکی صدق نمی‌کند. این پروژه‌ها باید با دانش تخصصی مدیریت پروژه مدیریت شود، در غیر این صورت موفقیت پروژه را به شدت به خطر می‌اندازد.

 

کلام آخر

این 10 مورد، بخشی از چالش‌های کلانی بود که شرکت‌ها و سازمان‌ها در استقرار مدیریت دارایی فیزیکی ممکن است با آن روبرو شوند. امیدواریم شما با برنامه‌ریزی درست، این موارد را مدنظر قرار دهید و شاهد این چالش‌ها در پروژه‌ی خود نباشید.

 

Working from Bristol & London we deliver projects throughout
the UK & internationally‌,‌ applying rigorous technical expertise with
positivity and enthusiasm to bring ideas to reality‌.‌

0


نظر شما: