مدیریت طرح (مشاور MC)


 

 

مشـاور مدیـریـت طـرح (مشـاور MC)

 

پرسش‌ها:

سازمان‌های قرن بیست و یکم به‌طور فزاینده‌ای در نحوه ارائه کار خود، درگیر شده‌اند.

مدیریت طرح (عامل چهارمی) چیست؟

مدیریت پیمان چیست؟

مشاور MC کیست؟

چگونه پروژه‌های بزرگ و ملی را مدیریت و اجرا کنیم؟

وظایف عامل چهارم چیست؟

شرح خدمات MC چیست؟

مدیر طرح کیست؟

نمونه قرارداد مدیریت طرح MC چگونه است؟

 

مفهوم مدیریت پیمان پروژه چیست؟

فرض کنید در شرکت شما اخیرا برنده اجرای پروژه‌ای نسبتا بزرگ و مهم می‌شود. این پروژه برای شرکت شما و اعتبار آن بسیار حائز اهمیت است و می‌خواهید به بهترین نحو این پروژه مدیریت شود. حتی شاید با توجه به تمهیداتی که اندیشیده‌اید از نظر فنی، مشکلی وجود ندارد و از پس مباحث فنی پروژه برمی‌آیید، اما چالشی که وجود دارد این است که شما:

نمی‌خواهید در مدیریت واجرای این پروژه ریسک کنید.

زمان و نیروهای کافی برای مدیریت این پروژه ندارید.

پروژه‌های خود را تاکنون نظام‌مند مدیریت نکرده‌اید.

تخصص و دانش کافی در زمینه مدیریت پروژه ندارید.

می‌خواهید احتمال موفقیت این پروژه بالاتر ببرید.

 

در چنین شرایطی شما به یک فرد، تیم یا سازمان نیاز دارید تا به نیابت از شما ارکان مختلف پروژه را مدیریت نماید تا احتمال موفقیت پروژه شما افزایش یابد که از این خدمت به مدیریت پیمان (Management Contracting) یاد می‌شود که به آن مدیریت طرح یا (عامل چهارم) هم گفته می‌شود.

 

 

مدیر طرح یا مشاور MC چه کسی است؟

مدیر طرح یا مدیر پیمان یا مشاور MC، فرد، گروه یا سازمانی است که به نیابت از شما مدیریت پروژه‌تان را برعهده دارد. به عبارت دیگر، مشاور MC، در واقع پیمانکار مدیریت پروژه است. برای مثال ممکن است پروژه شما شامل ارکان زیر باشد:

کارفرما (حامی)

مشاور مهندسی

پیمانکاران

مشتری

هم راستا نمودن همه‌ی ارکان بر حول محور پروژه وظیفه بسیار مهمی است که بعضا کارفرما ترجیح می‌دهد آن را برون‌سپاری نماید. در این حالت مدیر طرح یا مشاور MC، وظیفه هماهنگ نمودن همه ارکان پروژه، اجرا نمودن استانداردهای مدیریت پروژه در پروژه، برنامه‌ریزی پروژه، کنترل پیشرفت پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مستندسازی پروژه و سایر موارد مرتبط با پروژه را برعهده خواهد داشت.

 

استفاده از خدمت عامل چهارم  (مشاور MC) چه منافعی برای شرکت خواهد داشت؟

زمانی که یک پروژه تعریف می‌شود، تخصیص یک مدیر پروژه به پروژه الزامی است. مدیر پروژه مطابق استانداردهای مدیریت پروژه وظایف بیشماری را برعهده دارد. بعضا مشاهده شده است که اگر مدیریت کل پروژه را سازمان کارفرما بر عهده بگیرد، زمان و انرژی زیادی را باید برای پروژه و هماهنگی‌های مربوط به آن صرف کند، لذا فرصت تمرکز بر سایر پروژه‌های سازمان، یا سایر امور وظایف سازمانی را از دست خواهد داد و این باعث کاهش کیفیت کار هم در پروژه تعریف شده و هم در سایر امور خواهد شد؛ لذا سازمان در این زمینه متضرر خواهد شد. در صورتی که پروژه اهمیت زیادی برای سازمان نداشته باشد، شاید بتوان این ریسک را پذیرفت، اما در پروژه‌های بزرگ، علی‌الخصوص پروژه‌های باید تعدد بازیگران مختلف، بهتر است سازمان‌ها از فرصت خدمت مشاور MC استفاده نمایند تا ریسک منفی (تهدیدات) پروژه را کاهش دهند و احتمال موفقیت پروژه را افزایش دهند.

همچنین حضور مشاور MC منجر به ایجاد هماهنگی بیشتر مابین پیمانکاران و رفع مشکلات ناشی از تداخلات کاری آنان می‌گردد.

ارائه خدمات پشتیبانی به پیمانکاران منجر به تسریع عملیات اجرایی و همچنین پوشش دادن نقاط ضعف آنان می‌گردد.

از آنجایی که مشاور MC مستقیماً در طراحی و اجرا شرکت نمی‌کند، می‌تواند فارغ از مسایل مستقیم اجرایی به صورت متمرکز به مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل هزینه بپردازد.

نکته حائز اهمیت این است که مشاور MC همچون عضوی از تیم کارفرما است و تمایلات سودجویانه پیمانکاری ندارد و بنابراین تنها هدفش جلب رضایت و حفظ منافع کارفرما و پروژه است.

 

خدمت مشاور MC برای چه پروژه‌هایی قابل اجرا است؟

خدمت استفاده از عامل چهارم، مدیریت طرح و یا مشاور MC، بیشتر زمانی صرفه اقتصادی دارد، که پروژه‌ها از بودجه قابل قبولی برخوردار باشند. پروژه‌های با بودجه حداقل 40 میلیارد ریال، می‌توانند گزینه مناسبی برای خدمات مدیریت طرح باشند. البته این در صورتی است که فقط بعد اقتصادی مطرح باشد، در برخی از پروژه‌ها این امکان وجود دارد که بودجه پروژه کمتر از مقدار ذکر شده باشد، اما به دلیل اهمیت و استراتژیک بودن پروژه، یا شرایط کارفرما، استفاده از خدمت مشاور MC، توجیه‌پذیر باشد.

یکی از مهمترین انواع پروژه‌هایی که بهتر است از این خدمت استفاده نمایند، پروژه‌های پایلوت است. در پروژه‌های پایلوت که قرار است به عنوان نمونه انجام شوند و سپس در سایر پروژه‌ها به عنوان الگو قرار گیرند، می‌توانند با استفاده از خدمت مشاور MC، احتمال موفقیت طرح نهایی را افزایش دهند.

شما می‌توانید برای بررسی مناسب بودن استفاده از مشاور MC برای پروژه مدنظرتان با مشاورین شرکت راهبری  مدیریت آرمانی تماس حاصل فرمایید تا شما را در این انتخاب همراهی نمایند.

 

شرح خدمات عامل چهارم، مشاور MC چیست؟

مشاور MC، بسته به درخواست کارفرما، طیف گسترده‌ای از خدمات را می‌تواند ارائه دهد که بر اساس این محدوده، هزینه خدمات مشاور هم متفاوت خواهد بود. برای مثال این خدمات می‌تواند از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تا نظارت عالیه بر اجرای فنی کار را نیز شامل شود. اما معمولا نظارت براجرای فنی، توسط مشاور فنی انجام می‌شود و مشاور MC، وظیفه مدیریت پروژه براساس استانداردهای مربوطه را دارد. برخی از شرح خدمات کلی مشاور MC در ادامه آورده شده است:

مدیریت طرح

تدوین منشور پروژه

تدوین برنامه مدیریت پروژه

سازماندهی پروژه

مدیریت تدارکات و نظارت بر قرارداد پیمانکاران

تدوین برنامه‌ زمان‌بندی

مدیریت ریسک پروژه

کنترل پروژه

مستندسازی پروژه

مدیریت دانش در پروژه

مدیریت تغییر در پروژه

مدیریت صورت وضعیت‌ها و صورت‌حساب‌ها

البته موارد ذکر شده برخی از اقدامات مشاور MC در طی اجرای پروژه است. شما در صورت نیاز می‌توانید برای تدوین شرح خدمات کامل با مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی تماس حاصل فرمایید تا با همکاری هم، شرح خدمات کامل و متناسب‌سازی شده برای پروژه مدنظرتان تدوین نماییم.

 

هدف از استفاده از مشاور MC یا عامل چهارم

هدف شرکت راهبری مدیریت آرمانی در ارائه خدمات مشاور MC نظارت بر اجرای پروژه‌ها و ارائه خدمات MC برای افزایش احتمال موفقیت پروژه‌های بزرگ و حائز اهمیت و مشاوره برای مدیریت علمی و اصولی طرح بر اساس بهترین و به‌روزترین راهکارهای بین‌المللی می‌باشد. مدیریت علمی و اصولی پروژه‌ها، مدیریت دانش بهینه و اصولی و مستندسازی آن برای اجرا در پروژه‌های مشابه آتی بسیار حائز اهمیت است. به‌منظور افزایش احتمال موفقیت پروژه‌ها، علی‌الخصوص در زمینه‌های چابکی سازمان پروژه، بهبود و تسریع ارتباطات بین ارکان مختلف پروزه، تدوین ساختار سازمانی پروژه همراه با شرح وظایف، پاسخگویی‌ها، اختیارات و مسئولیت‌ها به صورت کاملاً شفاف، کنترل برنامه و گزارش‌گیری از مجریان پروژه‌ها، افزایش قدرت پایشی کارفرما، مستندسازی جلسات و پیگیری مصوبات و تبدیل آن‌ها به برنامه، مدیریت ریسک‌ها، مدیریت چالش‌ها و رخدادها، مستندسازی پروژه و مدیریت استخراج، ثبت، گردش و دسترسی بهینه به دانش‌های تولید شده در اثنای اجرای پروژه‌ها به ویژه پروژه‌های پژوهشی (که با توجه به نوینی و پژوهشی بودن این پروژه‌ها اهمیت فراوانی دارد) استفاده از مشاور MC یکی از راهکارهایی است که اخیراً در پروژه‌های مشابه اجرا می‌شود.
 اهم وظایف مشاور MC شامل تسهیل اجرای پروژه، نظارت بر مدیریت پروژه و مستندسازی پروژه می‌باشد.

 

نمونه قرارداد مدیریت طرح(MC)

قالب قرارداد مشاور مدیریت طرح(MC)
موارد و نکات زیر جهت درج در قرارداد مدیریت طرح به سازمان‌ها یا اشخاص کارفرما پیشنهاد می‌گردد:
  • معرفی طرفین قرارداد و نمایندگان آن‌ها، شامل  نام اشخاص حقوقی/حقیقی و نمایندگان ایشان، نشانی، کد پستی و اطلاعات تماس
  • اسناد و مدارک لازمه
  • شرح موضوع قرارداد
  • مبلغ
  • مدت
  • نحوه پرداخت
  • مراحل اجرای فعالیت مشاور MC
  • نحوه تسلیم گزارش‌ها توسط مشاور MC و اخذ تأییدیه از طرف کارفرما
  • معرفی ذینفعان دیگر پروژه یا طرح
  • تعهدات مشاور MC  (نظیر حق ماکیت فکری، محرمانگی و...)
  • تضامین
  • مالیات، بیمه و...
  • تأخیرات و سایر مصادق جهت جریمه مشاور MC و تعیین نحوه و میزان جریمه‌ها
  • خاتمه قرارداد
  • فسخ قرارداد
  • حل اختلاف
نمونه قرارداد مدیریت طرح mc

در تنظیم قرارداد نهایت دقت به کار رود و موضوعات مورد نظر کارفرما در آن مشخص گردد-.
پیوست‌ها  و فرم‌ها نظیر برنامه زمان‌بندی اجرای کار،  شرح کامل فرآیندها ، خروجی‌های کار و... تکمیل گردد-.
موضوعات پر اهمیت نظیر حق مالکیت فکری و محرمانگی قرارداد می‌تواند به‌صورت قراردادی جداگانه و مبسوط تنظیم شده و پیوست این قرارداد گردد
-جهت تأکید میتوان مواد قانونی مربوطه را ذکر یا به آن‌ها ارجاع نمود، اما  در صورت عدم درج هم در حال قواعد مربوط به نظم عمومی و قانون مجری خواهد بود.

یادآور می‌شود این بخش تنها محتوی نمونه‌ای از قرارداد مدیریت طرح(MC) را پیشنهاد می‌دهد و قطعاً جهت انعقاد قراردادی کاربردی ، نیاز به شخصی‌سازی این قرارداد می‌باشد

 

 

کلام آخر:

اگر احساس می‌کنید اجرای موفقیت‌آمیز پروژه‌تان بسیار برای شما و سازمانتان حیاتی است و به هر دلیلی به موفقیت‌آمیز انجام شدن آن، شک دارید، بهتر است از خدمت مشاور MC، بهره‌مند شوید. در این صورت با افزایش درصد نسبتا کمی از بودجه پروژه، احتمال موفقیت آن را به میزان قابل توجهی افزایش خواهید داد. 

اگر تمایل بر استفاده از مشاور MC داشته باشد، مشاورین شرکت راهبری مدیریت آرمانی با افتخار در تمام مسیر در کنار شما خواهند بود و پروژه‌تان را به بهترین نحو ممکن مدیریت خواهند نمود و در انتها با عنایت پروردگار، اقلام قابل تحویل را با موفقیت در اختیارتان قرار خواهند داد.